การจัดการระบบส่งผลการเรียนของคณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์

บทคัดย่อ

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ปัญหาระบบส่งผลการเรียนและพัฒนาขั้นตอนปฏิบัติงานการจัดเก็บผลการเรียนที่มีประสิทธิภาพ และจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานการจัดเก็บผลการเรียนของคณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ โดยใช้การวิจัยแบบผสมผสานแบบพรรณนาเก็บข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานทะเบียนและวัดผล และเจ้าหน้าที่งานวิชาการ จำนวน 5 คน เก็บข้อมูลโดยการระดมสมองและวิเคราะห์ข้อมูลเชิงเนื้อหาจากทั้งผู้บริหารและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง โดยผู้วิจัยนำประเด็นมาจัดลำดับจากมากไปหาน้อยเพื่อคำนวณหาความถี่สะสม และคัดเลือกปัญหาที่สำคัญที่สุดโดยใช้ผังพาเรโต พบว่า “เอกสารผลการเรียนสูญหาย” มีความน่าสนใจที่จะนำมาปรับปรุงแก้ไข การวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาดังกล่าวนั้นใช้การวิเคราะห์โดยใช้ผังกางปลาแสดงสาเหตุและผลสรุปพบ 4 สาเหตุคือ 1. จากเจ้าหน้าที่ลืมส่งขาดความชำนาญการแยกรายวิชาตามสาขา 2. จัดเก็บผิดกลุ่มสาขาวิชา 3. ลงรหัสเอกสารผลการเรียนผิดกลุ่มสาขาวิชา และ 4. การขาดเครื่องมือช่วยการสืบค้น โดยแนวทางแก้ไขมี 2 แนวทาง คือ 1. ตรวจสอบเอกสารผลการเรียนโดยจัดหมวดหมู่โดยใช้การแยกเป็นสาขาวิชาและจัดรวมเข้าให้เป็นหมวดหมู่เดียวกัน 2. ลงรหัสกลุ่มแฟ้มเอกสารผลการเรียนที่จะจัดเก็บที่มุมบนด้านขวามือตามรหัสกลุ่มที่กำหนดไว้ หลังจากนั้นสร้างแผนงานเพื่อดำเนินการแก้ไข ซึ่งมีแผนงานแก้ไข 7 ขั้นตอนเพื่อป้องกันผลการเรียนสูญหาย 1. ตรวจสอบเอกสารผลการเรียนโดยจัดหมวดหมู่โดยใช้การแยกเป็นสาขาวิชาจัดรวมเข้าให้เป็นหมวดหมู่เดียวกัน 2. ลงรหัสกลุ่มแฟ้มเอกสารผลการเรียนที่จะจัดเก็บที่มุมบนด้านขวามือตามรหัสกลุ่มที่กำหนดไว้ 3. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารผลการเรียน และตรวจสอบการลงนามเอกสารผลการเรียนว่าครบถ้วนหรือไม่ 4. บันทึกข้อมูลการจัดเก็บเอกสารผลการเรียนลงในโปรแกรมสำเร็จรูป ตามแบบฟอร์มที่กำหนด 5. นำส่งเอกสารผลการเรียนให้งานทะเบียนและวัดผล โดยให้เจ้าหน้าที่ลงนามรับเอกสารไว้เป็นหลักฐาน 6.จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามรหัสกลุ่มที่กำหนดเรียงตามลำดับรหัสรายวิชา และบันทึกวันเวลาที่ดำเนินการส่งเอกสารผลการเรียน และ 7.นำเอกสารที่เข้าแฟ้มแล้วจัดเก็บในตู้เรียงตาม  เลขรหัสกลุ่ม ซึ่งผลที่ได้รับจากการดำเนินงาน 1. ผู้วิจัยได้รับความรู้เกี่ยวกับการปรับปรุงงานให้มี ประสิทธิภาพ และมีการวางแผนการทำงานได้ดีขึ้น 2. ผู้วิจัยสามารถนำความรู้ที่ได้รับไปปรับใช้ในการปฏิบัติงานได้ มีการพัฒนาระบบการทำงานอยู่สม่ำเสมอ 3.สามารถนำเครื่องมือ 7 อย่างของคิวซี มาใช้ในการปรับปรุงการทำงานได้อย่างถูกต้อง และ 4.สร้างความมั่นใจให้กับอาจารย์และนักศึกษา ทำให้ผู้มาใช้บริการได้รับการบริการด้านการสนับสนุนการสอนมีความประทับใจ มีความพึงพอใจมากขึ้น และข้อเสนอแนะจากงานวิจัยชิ้นนี้คือ ควรมีการศึกษากระบวนการรักษาระบบการจัดการที่ดี อีกทั้งควรมีการนำระบบฐานข้อมูลมาใช้จัดเก็บผลการเรียน และควรศึกษาการทำโปรแกรมสำเร็จรูปสำหรับการจัดการระบบส่งผลการเรียน เพื่อสร้างความรวดเร็ว ถูกต้อง และลดเวลาในการทำงาน การสร้างระบบบาร์โค๊ด การใช้บาร์โค้ดรวมกับโปรแกรมสำเร็จรูป