การพัฒนาระบบในการบริหารจัดการเอกสาร กองอาคารสถานที่ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

บทคัดย่อ

         บทความวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาระบบในการบริหารจัดการเอกสาร การติดตามขั้นตอนการแจ้งซ่อมและความสะดวกรวดเร็วในการติดตามเอกสารหรือหนังสือราชการพร้อมป้องกันเอกสารหรือหนังสือราชการสูญหายระหว่างดำเนินการ ผู้วิจัยออกแบบและทดสอบระบบโดยผู้ใช้งานจริง จำนวน 35 คน และสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้ระบบในการบริหารจัดการเอกสารสำรวจการ เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นแบบสัมภาษณ์และแบบสอบถาม สถิติที่ใช้ในการวิจัย ได้แก่ ค่าเฉลี่ยและส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน

          ผลการวิจัยพบว่า ผู้ใช้ระบบมีความพึงพอใจต่อระบบในการบริหารจัดการเอกสารอยู่ในระดับมาก เนื่องจากระบบมีประสิทธิภาพสามารถทำงานได้ตามวัตถุประสงค์ ซึ่งช่วยส่งเสริมในการติดตามเอกสารได้สะดวกมากขึ้น ช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพเกิดความคล่องตัว สะดวก รวดเร็วมากขึ้น การติดต่อสื่อสารภายในองค์กร ทั้งนี้ ยังเป็นการลดปริมาณการใช้ทรัพยากรกระดาษ  ลดพื้นที่และสถานที่ในการจัดเก็บ ผู้ใช้งานสามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ทำให้ได้ข้อมูลรวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้นประหยัดค่าใช้จ่ายขององค์กรในระยะยาว ลดเวลาและขึ้นตอนในการปฏิบัติงานส่งผลให้การปฏิบัติงานเกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ผู้วิจัยนำข้อเสนอแนะจากผู้ใช้ในการออกแบบความต้องการของระบบและพัฒนาระบบในการบริหารจัดการเอกสารให้ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานให้เกิดผลสัมฤทธิ์ต่อการดำเนินงานของ กองอาคารสถานที่ มหาวิทยาลัยมหาสารคามต่อไป