การจัดหมวดหมู่เอกสาร การจัดทำเมทาดาทา และการลงรายการเอกสาร จดหมายเหตุของหน่วยงานในกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม โครงการการจัดทำจดหมายเหตุการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรมของประเทศ

บทคัดย่อ

    บทความนี้นำเสนอกระบวนการลงในการจัดหมวดหมู่ การจัดทำเมทาดาทา และการลงรายการเอกสารจดหมายเหตุของหน่วยงานในกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัย และนวัตกรรม ครอบคลุมความหมายของเอกสารจดหมายเหตุและจดหมายเหตุดิจิทัล ความสำคัญของเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล การจัดแบ่งหมวดหมู่ทรัพยากรสารสนเทศตามเนื้อหาของเอกสารของกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม 10 กลุ่มเนื้อหา ได้แก่ 1) ประวัติและพัฒนาการ 2) โครงสร้างองค์กรและหน่วยงานในสังกัด 3) บุคคลสำคัญและเอกสารส่วนบุคคล 4) นโยบายและแผนงาน 5) ภารกิจหลักและผลงาน 6) สื่อและเอกสารเผยแพร่ 7) พระราชบัญญัติและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง 8) วิทยาศาสตร์ 9) วิจัย และ10) นวัตกรรม         นอกจากนี้ ยังครอบคลุมการจัดทำเมทาดาทาด้วยมาตรฐานดับลินคอร์ การลงรายการข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุในระบบ ตัวอย่างการบันทึกข้อมูลรายการเอกสารจดหมายเหตุในระบบคลังจดหมายเหตุดิจิทัล จะเห็นได้ว่า การรวบรวมเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลให้เป็นระบบโดยใช้มาตรฐานในการจัดเก็บและการรวบรวมช่วยแสดงรายละเอียดของเอกสาร ทั้งยัง ช่วยให้เข้าถึงเอกสารฉบับเต็มและเชื่อมโยงไปยังแหล่งที่มาของเอกสารได้